2024年新機能 Notionフォームの使い方解説
2024年10月、Notion にフォーム機能が追加されました。従来は Notion と連携されたフォームを作るには、Google フォームや、 Tally などの外部ツールを組み合わせて使う方法 が一般的でしたが、今回のフォーム機能のリリースによって、外部サービスを組み合わせる必要がなくなりました。
本記事ではフォーム機能の作り方と活用シーンを解説していきます。
Notion 公式アンバサダー / 株式会社 TEMP 代表
フォームは 無料プラン でも使用することができるため、誰でも簡単に使い始めることが可能です。
解説動画
Notion フォームの作り方
Notion でのフォームの作り方には、新たにフォームを作る方法と、既存のデータベースにフォームを追加する方法があります。それぞれ解説していきます。
新たにフォームを作る方法
STEP. 1 スラッシュコマンドから /form と入力
STEP. 2 表示されるメニューからフォームを選択
新しいフォームが作成されると、フォームとセットで回答用のビューとデータベースが作成されます。デフォルトのフォーム用データベースには、質問、回答者、提出日時のプロパティが追加されます。
参考: いつもの作業環境ですぐに使えるフォーム | Notion
既存のデータベースにフォームを追加する方法
すでにデータベースが存在する場合には、そのデータベースと連携したフォームを追加することも可能です。
STEP. 1 既存のデータベースの + アイコンをクリック
STEP. 2 「フォーム」を選択
表示されたメニューから「フォーム」を選択します
STEP. 3 フォーム作成
既存のプロパティからフォームの項目を作るか尋ねられます。「質問を作成」を選択することで、データベースのプロパティ情報を自動で読み取り、フォームの設問がデフォルトで追加されます。
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既存のデータベースにフォームを追加する場合には、そのデータベースに対し「フルアクセス権限」が必要です。
フォームをカスタマイズする方法
データベースに対し「編集権限」以上の権限を持っているユーザーであればフォームをカスタマイズすることが可能です。
フォームに質問を追加
フォーム下部の + アイコン、もしくはメニュー内の +新しい質問 から新しい質問を追加することができます。
新しい質問項目を追加すると、連携しているデータベース内にも新しいプロパティが追加されます。
基本的には質問項目名とプロパティ名は自動で同期されますが、同期を解除したい場合には、プロパティ名と同期のトグルをオフにしてください。
質問のカスタマイズ
質問内のメニューアイコンをクリックして、「必須」「説明」などの項目を編集することができます。
テキストプロパティの場合には、「長文の回答」に変更できます。
他にも、プロパティの種類に応じてさまざまな質問タイプを選択することが可能です。
質問の順番を変更する
フォーム内の質問にカーソルを合わせ、ドラッグ&ドロップをすることで質問の順番を変更することが可能です。
フォームを一般公開する方法
フォームの共有ボタンをクリックし、フォームの公開 / 停止を制御することができます。フォームの公開設定は以下の3種類から選択することができます。
- リンクを知っている{ワークスペース}の全員
- リンクを知っているWeb上のすべての人
- アクセス不可
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基本的には、外部の人にフォームを公開することが多いと思うので、2つ目の「リンクを知っているWeb上のすべての人」を選ぶことが多いかと思います。
また、作成したフォームは 公開された Notion ページ に埋め込むことも可能です。Notion で LP(ランディングページ)を作成し、そのまま問い合わせに繋げることも可能です。
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Notion を無料プランで使っている場合は、フォーム上に Notion ロゴが表示されます。有料プランの場合はロゴを削除することが可能です。
メールや Slack で通知する方法
オートメーション機能 と組み合わせることで、新しい回答があった場合にメールや Slack に通知を飛ばすことが可能です。メールは、回答者と管理者それぞれに別の送信することもできます。設定方法を解説します。
STEP. 1 オートメーション⚡️アイコンをクリック
STEP. 2 新規トリガーから「ページの追加」を選択
STEP. 3 アクションから「メールを送信」もしくは「Slack 通知を送信」を選択
メールは本文もカスタマイズすることが可能ですが、Slack 通知はメッセージの内容の編集は未対応です(2024年10月現在)
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オートメーションは基本的にはプラスプラン以上の 有料プラン 限定の機能となっております。また、現時点(2024年10月時点)では外部 Webhook には未対応です。今後、外部の Webhook をトリガーできるようになればさらに柔軟なシステムになりそうです。
参考: フォーム Notion(ノーション)ヘルプセンター | Notion
参考: 【Notion】ウェブクリッパーではじめる!挫折しないNotionの使い方 | 50歳からでもよくわかるガジェットの話