Notionメールの教科書｜導入方法と活用事例を分かりやすく解説

円谷

本記事では、Notion を使ってメール管理を効率化する「Notion メール」の基本的な使い方から、AI を活用した高度なテクニックまで、筆者が実際に3ヶ月以上使用した上での感想を交えつつ、分かりやすく解説します。Gmail との連携方法や、受信トレイのカスタマイズ、Notion カレンダーやタスク管理との連携方法など、具体的な手順を交えながらご紹介します。

Notion メールは、2025年初頭にリリースされた、メール管理を Notion 上で完結させるための新しいツールです。無料で利用することができるメールアプリであり、メールプロバイダー（2025年9月時点では Gmail のみ）と連携し、独自の機能や操作を実現するラッパーアプリとして機能します。2025年8月には日本語にも対応しました。

Notion Mail は、Notion の柔軟なカスタマイズ性と AI 機能を最大限に活用できるのが大きな特徴です。これにより、メールの整理、作成、さらには会議のスケジュール調整まで、あらゆるメール関連業務を直感的に行えるようになります。

本記事では、Notion メールのダウンロード方法から使い方まで分かりやすく解説します。

Notion メールを始めるための手順は非常にシンプルで、Gmail のアカウントをすでにお持ちの場合は5分程度で完了します。ここでは、アプリケーションのダウンロードから初期設定までを分かりやすく解説します。

円谷

Notion メールは、デスクトップのブラウザ、macOS、iOSで利用できます。アプリ版を使いたい方は下記の手順で進んでください。Mac の方はブラウザ版もしくはアプリ版、Windows の方はブラウザ版のみとなります。円谷は Mac を使用していますが、パソコンでの操作はブラウザ版、iPhone ではアプリ版を利用しています。

Mac のアプリ版、もしくは iPhone で Notion メールを使いたい方は、公式サイトから Notion メールのアプリケーションをダウンロードします。お使いの OS に合わせたインストーラーをダウンロードしてください。※ブラウザ版で Notion メールを使う方はこの手順は不要です。

Notion メールアプリのダウンロードはこちら

Notion メールのログインページにアクセスし、ログインします。

Google アカウントとの接続画面になるので、接続したいアカウントであることを確認して「Connect to Google」ボタンをクリックします。

Google の認証ページで「次へ」をクリック。

アクセス許可ページで「すべて選択」にチェックを入れて「続行」を選択。

Notion メールの設定画面に移ります。必要なものにチェックを入れて進みます。（後からでも変更可能なので、全部オフで進んでいただいて問題ありません。）

Notion メールの受信トレイが開かれます。以下のような画面になっていれば接続完了です。

Notion メールでは、複数の Google アカウントを追加して、一元管理することが可能です。アカウントを追加するには、設定画面の「アカウント」セクションから「別のアカウントを追加」を選択し、同様の手順で Google アカウントにログインします。これにより、複数の受信トレイを切り替えながら、効率的にメールを管理できます。

Notion メールの基本的な使い方と、さらに便利に活用するためのポイントを解説します。

Notion メールの画面は、左側にメニューバー、中央にメール一覧、右側に選択したメールの詳細が表示される3カラム構成が基本です。Gmail に近いレイアウトなので、普段 Gmail を使っている方ならすぐに慣れるでしょう。

Notion メールを起動すると、Gmailと同期された受信トレイが自動的に表示されます。メールはスレッド形式でまとめられているため、過去のやり取りも一目で確認できて便利です。

また、Notionならではの強力な機能が「カスタムビュー」です。画面上部にあるフィルター機能を使って、「未読のみ」「添付ファイル付きのみ」といった条件で表示するメールを絞り込めます。

さらに、「仕事用」「プライベート用」など、自分だけのビューを作成して保存することも可能です。これにより、大量のメールの中から重要なものを素早く見つけ出すことができます。

表示させる項目（プロパティ）を変更することも可能です。

また、メールのグループ分け設定もできます。円谷は、スター付きのメールが先頭に来ると管理しやすいので、そのような設定をオススメしています。設定方法は下記の通りです。

STEP 1. 右上の設定アイコンをクリック

STEP 2. 「グループ」を選択

STEP 3. 「グループ化の条件」を「スター付き」に変更

Notion のデータベースと同様に、設定したビューに名前を付けて保存しておくことも可能です。

新しいメールを作成するには、サイドバー上部の「メール作成」アイコンをクリックするか、キーボードショートカットの c を押します。

Notion のページ作成と同じブロックエディタが採用されているため、見出しや箇条書きリスト、引用などを自由に追加して、視覚的に分かりやすいメールを簡単に作成できます。

メールに返信する際は、該当スレッドを開いて「返信」ボタンをクリックします。Notion AI を活用し、プロンプトで指示を出すだけで、AI が自動で返信文を生成してくれます。これにより、メール作成にかかる時間を大幅に削減できます。

Notion メールの真価は、他の Notion 機能と連携させることで発揮されます。ここでは、AI を活用したメールの自動整理や、カレンダー、タスク管理との連携方法を解説します。

Notion AI を使えば、受信したメールを内容に応じて自動で整理できます。例えば、「請求書」というキーワードが含まれるメールを自動的に「経理」ラベルを付けてアーカイブしたり、「会議」に関するメールから日時と参加者を抽出し、要約を作成したりすることが可能です。これにより、手作業でのメール整理の手間を大幅に削減できます。

STEP 1. 右上の「自動ラベル」ボタンをクリック

STEP 2. メールの振り分けを選択

一度選択することで、次回以降は自動的に AI がメールのラベル付けを行ってくれるようになります。

Notion メールは、Notion カレンダーとシームレスに連携します。メールに記載された日時やイベント情報を抽出し、ワンクリックで Notion カレンダーに予定として登録できます。メールを送られて来た側の人は、メール内のリンクをクリックすることで日程の確保が可能です。

スニペットとは、メールでよく使う挨拶文や署名、定型的な返信内容などを短いキーワードで簡単に呼び出すための辞書登録のような機能です。一度登録しておけば、何度も同じ文章を入力する手間が省け、メール作成の効率が格段に上がります。よく使う挨拶文や署名といった定型文は、「スニペット」として登録しておくと、メール作成の効率が格段に上がります。

メール作成画面で、登録したスラッシュコマンド（例: /hello）を入力すると、候補として定型文が表示されます。それを選択するだけで、本文に素早く挿入できます。

STEP 1. 画面左下の設定ボタン（歯車マーク）から設定画面を開きます。

STEP 2. 「スニペット」セクションを選択し、「新規作成」ボタンをクリックします。

STEP 3. 呼び出し用のスラッシュコマンド（例: /hello）と、挿入したい定型文を入力し、保存します。

さいごに、Notion Mail に関するよくある質問とその回答をまとめました。

本記事の内容は動画でも解説しています(8分)