【テンプレ配布】Notionで案件管理・請求管理を行う方法
今回は、 Notionで一元管理できる案件管理・請求管理テンプレート をご紹介します。このテンプレートを使うことで、問い合わせから商談、受注、請求書発行まで、一つのデータベースで完結させることができます。
記事の最後では、無料テンプレートも配布していますので、もしご興味ある方はダウンロードしてお試しください。
この記事で分かること
- 案件管理テンプレートの使い方
- 請求・売上管理の方法
Notion データベースの基礎知識
まず、Notion（ノーション）の データベース機能 についておさらいしましょう。
Notion のデータベース機能 は、情報を整理し、管理するための機能です。Notion のデータベースを活用することで、
など、さまざまな用途で情報を管理することが可能となります。
データベースの構造
Notionのデータベースは、以下の要素で構成されています：
- ページ : データベースの1つ1つのデータは、独立したページとして機能します。ページ内にもメモを記載することが可能なのが Notion の大きな特徴の1つです。
- プロパティ : データベースの列に相当し、情報を分類するためのラベルのような役割を果たします。テキスト、数値、日付、選択肢など、様々な種類があります。
- ビュー : 同じデータを異なる形式で表示する機能です。 テーブル 、 リスト 、 ボード 、 カレンダー 、 ギャラリー 、 タイムライン 、 チャート の7種類があります。また、 並び替え条件 や フィルタ条件 をビューに保存させることも可能です。
テンプレートの全体像
このテンプレートは、 4つのパートで構成 されています。
- 案件管理
- 進捗管理
- 請求管理
- 売上管理
順に見ていきましょう。
Notion 公式アンバサダー / 株式会社 TEMP 代表
リレーションなどの複雑な機能を使用せず、7つしかプロパティのないデータベース1つだけで構成されています。そのため、初学者の方でもすぐに使い始めることが可能です。
案件管理の使い方
Notion の案件管理ビューを使うと、問い合わせから受注までの流れを一元管理できます。ここでは、新規案件の登録方法、ステータス管理の方法、商談メモの活用について説明します。
新規案件の登録方法
新しい案件が来たら、まず データベースに新しいデータ（ページ）を作成 します。例えば、A社から新しい問い合わせがあった場合、「A社さま〇〇案件」というタイトルで新しいカードを作ります。このカードには、会社名、担当者名、連絡先など、 必要な情報を入力 します。
Notion 公式アンバサダー / 株式会社 TEMP 代表
Tally などのフォームツールと連携 させることで、自動で Notion 上にデータを作成することも可能です。
ステータス管理の方法
案件の進捗は ボードビュー形式 で管理します。これは、カンバン方式のタスクリストのようなイメージです。ボードは左から右に向かって進行していきます。下記の5つのステータスが準備されています。
- 商談待ち
- 提案済み
- 受注
- 対応中
- 失注
例えば、A社との商談が終わり提案書を送った場合、A社のカードを「商談待ち」から「提案済み」に ドラッグ&ドロップ で移動させます。この方法で、各案件の現在の状況が一目で分かります。
商談メモの活用
各案件カードには 商談メモ欄 があります。ここに商談の内容や次のアクションを記録します。例えば、「2024/9/15 商談実施。確度80%程度。次回10/1に詳細提案」といった具合です。
このメモは ボードビュー上でも表示 されるので、カードを開かなくても最新情報がすぐに確認できます。これにより、案件の詳細を素早く把握することが可能になります。
進捗管理の方法
Notionのタイムラインビューを使うことで現在進行している案件の一覧を可視化しています。
進捗管理ビューはフィルタ機能で「受注」「対応中」ステータスのみが表示されるような仕組みになっています。
タイムラインビューは月ごとにグルーピングして表示できるので、今月はどの案件が進んでいるのかを見やすく表示させることが可能です。
請求書管理の方法
Notion を使用することで毎月の請求管理も効率的に行うことができます 。ここでは、請求管理の具体的な方法について説明します。まず、案件が受注ステータスに移動したら、 請求書の発行準備 を始めます。
例えば、A社の案件が受注したら、そのカードに請求に関する情報を追加していきます。請求管理で重要なのは、以下の情報を正確に記録することです：
- 売上金額
- 送付先情報
- 請求ステータス
これらの情報を案件カードに追加することで、一目で請求状況を把握できるようになります。まるで家計簿をつけるように、各案件の金銭的な流れを管理できるのです。請求書の発行が完了したら、案件カードのステータスを「 請求書発行済み 」に変更します。
また、入金が確認されたら、ステータスを「 入金済み 」に更新します。この流れを視覚的に管理することで、 未入金の案件を見落とすリスクを減らす ことができます。
売上管理の方法
2024年に新しくリリースされたチャート機能を使用することで毎月の売り上げを可視化しています。売り上げ金額を入力することで、自動的に月ごとのグラフに反映されます。
棒グラフ上にマウスカーソルを持っていくことで、毎月の売り上げの詳細な内訳を確認することも可能です。
まとめ：テンプレートダウンロード方法
今回紹介した案件・請求書管理のページはテンプレート化して無料で配布しています。 → 案件・請求書管理テンプレート
もし興味ある方はダウンロードしてお試しください。