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【テンプレ無料配布】企業向けスターターキットを配布します
Notion は多くの企業で導入されており、トヨタやベネッセなどの大手企業でもその利用が進んでいます。企業内の情報が分散していると、必要な情報にたどり着くのに時間がかかり、生産性が低下します。
今回の記事では、企業内の情報を効率よく管理し迅速にアクセスできる Notion ポータルサイトの作成方法を解説します。このポータルサイトを活用することで、社内コミュニケーションの時間の削減と、業務の効率化を図ることができます。
今回の記事は動画でも解説しています。
この記事でわかること
- Notion でつくる社内ポータルサイトの中身
- 社内ポータルサイトで重要な項目
- テンプレートの複製方法
テンプレートの複製方法
企業向け Notion スターターキット のテンプレートは、画面右上の複製マークをクリックするだけで、簡単に自分のスペースに複製できます。
詳細な手順はこちらの記事をご参照ください。
参考記事： 【初心者向け】Notionでテンプレートを複製する方法
会社からのお知らせ
会社からのお知らせセクションでは、新しい通達や重要な情報を社員全員に迅速に伝えることができます。この章ではお知らせの発信方法と、お知らせを読む方法について解説します。
お知らせを発信する方法
新しいお知らせを追加する際は、データベース右上の「新規」ボタンから新しいページを作成し、タイトル・概要・タグ・日付を記入しましょう。
お知らせを読む方法
社員にはお知らせを読んだら「既読にする」ボタンをクリックしてもらいましょう。ボタンをクリックすることで一覧から非表示にすることができるようになっているので、「どれを読んだかわからない」といった方のお悩みも解消されます。
議事録
議事録セクションでは、会議や打ち合わせの内容を整理して記録できます。カレンダービュー形式で表示されるため、過去の議事録も簡単に参照可能です。
この章では議事録の作り方とテンプレートの編集について解説します。
議事録の作り方
このテンプレートでは、Notion のボタン機能を使用してワンクリックで議事録を取ることができます。「新しい議事録」をクリックし、登録済みの議事録テンプレートを呼び出したら、タグやチームなどプロパティをセットしましょう。
議事録テンプレートの編集
朝会やプロジェクト進捗会議など、会議の用途に応じたテンプレートを用意しておくことがおすすめです。
テンプレートはデータベース右上の「新規」ボタン右側の「∨」マークをクリックし、「＋新規テンプレート」から作成できます。既存のテンプレートを編集したいときは、該当のテンプレート右側の「…」から編集しましょう。
ナレッジ管理
ナレッジ管理セクションは、社内のルールやツールの使い方など、重要な情報を一元管理する場所です。
ポータルサイトのトップページではすべてのナレッジを表示せず、必ず確認してほしい重要なナレッジページへのリンクを掲載することがおすすめです。
また、「ここに説明を記載」のところには「そのナレッジをどんな時に読んでほしいか」という観点でコメントを記載しましょう。
このように、社員が迷わず必要な情報にアクセスできるような工夫をすることが、ポータルサイトを使いやすくするためのポイントです。
まとめ：テンプレート配布
今回は Notion を活用した企業内の情報管理について解説しました。今回解説した内容は動画でも紹介しています。もし良ければ合わせてご覧ください。
テンプレートにはこの記事で紹介しなかったプロジェクトやタスク、日報などのデータベースもご用意しています。ぜひテンプレートを活用し、貴社に合ったカスタマイズもしてみてください。また、カスタマイズをご希望の方は株式会社 TEMP までお問い合わせください。
テンプレート配布
本記事のテンプレートは下記 URL にて配布しています。もし良ければダウンロードしてお使いください。