税理士事務所のタスク管理をNotionで一覧に。5名で100社のお客さまを支える仕組みづくり【インテル税理士事務所さま】

インテル税理士事務所さまは、創業期の企業の支援に力を入れている、大阪の税理士事務所です。単発のご依頼を含めて100社のお客さまを5名で担当しており、さまざまなタスクを全員で把握できる仕組みが必要になっていました。TEMP社の支援のもとNotionの環境を整えて、会計や申告のタスクの進捗を一覧で把握できる体制ができました。今回は、代表の石谷さまとスタッフの中道さまにお話を伺いました。

ー TEMP社の支援にお申し込みいただいたきっかけを教えてください

Notionを使い始めたのは、2024年1月ごろです。以前からお付き合いのある方がNotionを使っていて、良さそうだと感じて試してみました。ほかのツールとは比べていません。これから広まっていくツールだと感じて、直感で決めました。

最初は私一人で、仕事用のメモとして使っていました。メンバーが入ってからは、YouTubeで勉強しながら、議事録のデータベースなどを自分で作っていきました。ただ、自分で作ることには限界があって、2025年の夏ごろに初めてプロに構築をお願いしました。

構築後も改善したい点が残っていて、次の依頼先を探していたときに思い出したのが、以前セミナーでNotionの活用について話していた方のことです。その方の導入事例をTEMP社が手がけていると知って、ここなら合うかもしれないと思って相談しました。

ーNotion導入前の課題感について教えてください

タスク管理の方法が、なかなか定まらなかったことが課題でした。税理士事務所のタスクは、会計処理や申告作業だけではありません。面談の後に発生する対応や税務調査への対応、Chatworkで届いたお客さまからの質問への返信など、種類が多岐にわたります。

Asanaは私たちの業務には合いませんでした。JootoやTrelloも試しましたが、これという形には落ち着きませんでした。以前の構築を機にNotionでタスク管理を始めたものの、作り終えてから、あまり使っていない機能や、もう少し改善したい部分も見えてきました。

お客さまは、単発のご依頼を含めると個人・法人あわせて100社で、私を含めた5名で担当しています。お客さまごとの担当者を固定していないので、誰がどの仕事をどこまで進めているのかを、全員で把握できることが大切でした。

ーNotionの運用を開始してみていかがですか？

Notionの運用を開始して、会計や申告のタスクの進捗を一覧で見られるようになったことで、管理がだいぶしやすくなりました。一人が同時に抱えるタスクは多くても10件ほどで、それぞれがいまどの段階にあるのかがひと目でわかります。

担当者が誰か、いま誰が作業を持っているかもNotionで管理しています。作業者とチェック者もその都度切り替えられるので、担当を固定しない私たちの体制に合っています。作業からレビューまでの流れも、Notion上で追えるようになりました。

スタッフは、出来上がった仕組みを使うところから始めました。ステータスの切り替えなどはクリックするだけでわかるので、難しすぎると感じることは特にないようです。慣れない操作に戸惑う場面はあっても、とても便利だと話しています。

ー TEMP社のサポートでよかった点を教えてください

TEMP社には、思っていた以上のことをしてもらいました。まず、ホーム画面が一新されたのがよかったです。

こちらの要望はふんわりしていることが多かったのですが、TEMP社はその意図を汲み取って、いくつものパターンを用意してくれました。形になったものを見てから、あれこれ相談した部分もありましたが、柔軟に対応してもらえました。オンラインの打ち合わせ中に、その場で直してくれる対応の早さも助かりました。

本当は、最初から具体的に要望を伝えられればよかったのだと思います。それができなくても、先に形を見せてもらえたことで、私たちも考えを深められました。

ー もし他の企業にTEMP社のサービスをオススメするとしたらどういった企業が良いでしょうか？

費用の面を別にすれば、同業の方には事務所の規模にかかわらず、開業したばかりの段階から導入することをおすすめしたいです。途中で管理ツールを変えるとなると、使い慣れたものから移る分、一定のハードルがあると思います。私自身、税理士事務所向けの専用の管理ソフトは使ったことがなくて、Notionで業務の仕組みを整えてきました。

開業したばかりの時期は資金面に余裕がないことも多いので、まだ使ったことのない仕組みにどれだけ投資するかは、判断が分かれるところだと思います。それでも、事務所をこれから大きくしていきたい方や、新しい仕組みに可能性を感じる方なら、早い段階から取り組む選択肢になると思います。

ー 最後に、今後の展望を教えてください

今後は、AIの活用を進めていきたいと考えています。思い描いているのは、Notionに置いたタスクをAIが処理してくれる形です。AIが資料を見に行って仕訳を切って、処理が終わればNotionのステータスが変わります。そのあとのチェックも自動で進んで、お客さまに確認すべき質問までまとめてくれたら理想的です。そんな仕組みができれば、生産性は大きく上がるはずです。

請求書のチェックのように、複数の資料を照らし合わせて確認する業務も、AIに任せたい仕事の一つです。Notionで整えた土台を活かしながら、少しずつ形にしていきたいと思っています。

担当からのコメント：株式会社TEMP 岡

今回のプロジェクトでは、インテル税理士事務所さまがこれまで活用されていたNotionの環境を見直し、タスク管理を中心とした業務の整理・構築をお手伝いさせていただきました。

顧問先ごとに担当者を固定せず、スタッフのみなさまで業務を分担されている運用に合わせ、タスクごとに担当者を柔軟に設定できる構成にしています。

また、会計や申告など、業務によって進め方が異なる中でも、「今誰が対応していて、どこまで進んでいるのか」がひと目でわかるよう、進捗の見せ方や確認の流れにもこだわりました。

今回構築したNotionを、スタッフのみなさまにも便利に使っていただいていると伺い、とても嬉しく思っています。

今後はAIの活用も検討されているとのことで、今回整えた環境をもとに、さらに業務の効率化が進んでいくことを楽しみにしています。

このたびはご一緒させていただき、ありがとうございました。