Excelの文字だけの管理から脱却。Notionで実現した申請業務の見える化【行政書士 伊東綜合事務所さま】

行政書士 伊東綜合事務所さまは、建設業許可申請と外国人在留許可申請を主力とする行政書士事務所です。2年前の事務所引き継ぎで顧客が急増し、期限管理が必須の業務をExcel中心で回すことに限界を感じていました。

TEMP社のNotion導入コンサルティングを活用し、業務の流れが一目で分かる管理体制を構築。進捗管理の扱いやすさが向上しました。

今回は、代表の伊東さまに、導入の経緯や活用状況について伺いました。

ー TEMP社の支援にお申し込みいただいたきっかけを教えてください

最初にNotionの導入を考えたのは、この事務所を引き継いだことがきっかけでした。それまで十数年一人でやってきたのですが、事務所を引き継いだことで、お客さまがいきなり増えたんです。スタッフも引き受けた以上、システマチックな管理の必要性を痛感しました。

そこからいろいろと探しているうちに、YouTubeでTEMP社の動画を見つけました。もともと情報収集はYouTubeで行うことが多かったんです。また、行政書士会の勉強会や同業者との情報交換でも、大きな事務所でNotionを使っている話を小耳に挟んだり、実際に事務所を見学させてもらったりして、活用の実態を確かめていきました。

最初は、うちにはハードルが高いかなと思っていました。それでも、話を聞くだけ聞いてみようと相談したのが、一番初めのきっかけです。

ーNotion導入前の課題感について教えてください

導入前の課題は、期限管理が必要な業務を、支える仕組みがなかったことです。うちの仕事のメインは建設業の許可申請と外国人の在留許可申請で、いずれも期限がある業務です。当時はExcelで管理していましたが、文字が並んでいるだけで、案件の状況がぱっと見では分かりませんでした。

私自身も、情報が散在しがちな状況に限界を感じていて、何か仕組みがあればうまく回るのではないかと考えていました。かといって、既成のツールでは要件を満たせませんでした。

Asanaやkintoneの話も聞きましたし、行政書士向けに個人が開発して製品化したツールもありました。見た目はいいなと思ったのですが、更新が止まっていて、実運用には向いていませんでした。結局、使えるものがない中で、Notionにたどり着きました。

ーNotionの運用を開始してみていかがですか？

Notionの運用を開始して、まず実感したのは、業務の流れが一目で分かるようになったことです。打ち合わせ中や申請準備中といった段階から、最後の入金確認まで、業務の流れごとにステータスで見られます。

以前と比べて、視認性が格段に上がりました。終わった業務をどんどん移動していけるので、操作もしやすいです。

デジタルを有効活用する一方で、手書きでの運用も続けているのが現状です。チェック項目のテンプレートは運用に乗っていますが、細かい進捗は壁のホワイトボードにも書いています。Notionのページにたどり着くにはクリックが必要ですが、ホワイトボードは振り返れば確認できます。電話連絡の多い業界なので、受けたその場でメモできる手軽さがあるんです。いずれはNotionに整理して集約していきたいと考えています。

ー TEMP社のサポートでよかった点を教えてください

一番よかったのは、こちらがなかなか説明しづらいことや、うまく言語化できないことがあっても、根気よく丁寧に聞き出してくれたことです。打ち合わせにはスタッフも一緒に参加させてもらっていて、これは私だけではなく、スタッフ全員が感じていることだと思います。

レスポンスの速さも助かっています。打ち合わせで持ち帰っていただいたものへの回答がとても早く、安心感がありました。日々の連絡はChatworkでやり取りしていて、こちらから確認したいことがあっても、待たされることがありませんでした。

どちらも小さなことですが、日々の業務の中では大きな安心につながっています。安心して任せられることが、運用を続ける支えです。

ー もし他の企業にTEMP社のサービスをオススメするとしたらどういった企業が良いでしょうか？

特に合うと思うのは、同じ資格業の方です。具体的には、行政書士はもちろん、社会保険労務士や税理士、司法書士など、士業資格を持つ方々も同様です。世間の人が思う以上に、資格業の人間はAIに対する危機感や恐怖を感じています。このままでは1年後どうなっているか分からない状況です。

事務所独自のサービスを作っていかないと、本当に仕事がなくなってしまうと思うんです。そのための時間を作る意味でも、TEMP社に業務の効率化を手伝ってもらえたらいいと思います。

あとは、建設業界の方にも勧めたいです。お客さまを見ていても、これをちゃんと使えたら、もっと儲かる建設会社になると思います。建設業界はIT化の余地が大きい領域で、大きい会社や若い経営層では導入が進んでいます。だからこそ、今から仕組みを作る意味があります。

ー 最後に、今後の展望を教えてください

今後は、AIやNotionで効率化しながら、最小限の人数で支店展開していきたいと考えています。申請はオンラインで完結できる時代ですが、お客さまにとって、物理的に近いことは心理的に大きな意味があります。遠方の方からは、なかなかご依頼いただけないこともあるんです。

まずは、人脈とお客さまのある東京への再展開を考えています。長期的には、さらなる拠点展開も視野に入れています。

案内メールの自動送信や、お客さまから拾ってきた情報から書類を自動で作る仕組みなど、AI活用の次のステップも進めている段階です。効率化で生まれた時間で、お客さまと会うことをこれからも大切にしていきたいです。

担当からのコメント：株式会社TEMP 岡

今回のプロジェクトでは、伊東綜合事務所さまのNotion導入・構築支援を担当させていただきました。

これまでは、建設業許可申請や外国人在留許可（ビザ）申請といった業務をExcelで管理されていましたが、案件数が大きく増えるなかで、期日や業務・顧客情報をより見やすく、抜け漏れなく扱いたいというご要望をいただき、構築を進めていきました。

そこで、建設業許可・外国人在留許可それぞれの案件について、期日と業務フローをNotion上で一元的に扱える構成へ整理し、「今どの案件がどの段階にあるか」がひと目で把握できる状態づくりを進めました。

今回改めてお話を伺う中で、「Excelの頃と比べて、業務の進捗がひと目でわかるようになった」というお声をいただけたのは、私たちにとって大きな励みになりました。

伊東綜合事務所さまが築かれた基盤が、これからの効率化と事務所のさらなるご発展を支えていくことを願っております。このたびはご一緒できましたこと、心より感謝申し上げます。