「探しに行ける情報基盤」をNotionで構築。製造部門の業務効率化を実現【水道機工株式会社さま】

水道機工株式会社さまは、水道の機械設備の設計・施工・製造等を手掛ける企業。チャットツールに情報が埋もれてしまい、案件に関するデータに担当者以外は辿り着きにくいなど、属人化と情報の散在に課題を抱えていました。

TEMPのNotion導入支援を活用し、製造部門の案件進捗管理を一元化するデータベースを構築。「パッと見て状況が分かる」情報基盤の整備を進めています。

今回は、水道機工株式会社 雨宮さま、佐久間さまに、Notion導入の背景や具体的な成果について伺いました。

ー TEMP社の支援にお申し込みいただいたきっかけを教えてください

上長から「スピード感を上げたいから、プロの手を借りてもいい」と言われており、TEMPさんのブログや動画を見て導入支援があることを知り、お問い合わせをしたのがきっかけです。 他社にも相談していたのですが、TEMPさんは真摯に相談に乗っていただいたのが印象的でした。 実際にお話ししてみると、単なるNotionの構築にとどまらず、自分たちの業務そのものを深く理解しようと努めてくださる姿勢が伝わってきて、安心してお任せできると感じました。

ーNotion導入前の課題感について教えてください

導入前は、属人化と情報の散在が大きな課題でした。

Microsoft Teamsのチャットやスレッドで情報共有をしていたのですが、どんどん埋もれてしまい、「どこで言ったっけ」と探し回ることが日常茶飯事に。部署・課ごとにExcelの台帳で案件管理をしていましたが、担当者が取得、作成したデータを保存する先のフォルダの階層が深くなりすぎて、担当者以外では情報を探りにくい状態が続いていました。

当社は水道の機械設備の設計・施工・製造等を主な業務としており、基本的には一件一件がオーダーメイド。営業や技術担当者など、さまざまな人が関わるため、情報共有が非常に重要です。にもかかわらず、案件の進捗がパッと見てわからない、担当者が席を外すと状況を把握するのに苦心するという、まさに属人化している状態でした。

以前はサイボウズのポータルサイトがあり、情報を一元管理できていた時期もあったのですが、親会社とのシステム共通化により使えなくなってしまい、それ以降はポータルサイトが失われたまま運用を続けていました。探したい情報に誰でもすぐ手が届く状態を取り戻したいと思ったのがNotion導入を検討し始めた大きな理由です。

ーNotion運用を開始してみていかがですか？

Notionの運用を始めてみて、まず実感しているのは情報が見える状態に近づいてきたことです。

いまは製造部門の案件進捗管理のシステムがかなり形になり、各部門からの申請→決裁→最終成果品という流れが可視化されてきています。パッと見て「今どうなっているか」が分かる状態に近づいてきたのは、大きな変化です。

とはいえ、まだ道半ばです。箱はできたので、これからは運用のブラッシュアップや、見やすいページをまとめた入口の整備を進めていく段階だと感じています。Notionは基幹システムと違ってすぐに直せるので、PDCAを回しながら育てていけるのが良いところだと思っています。

ー TEMP社のサポートで良かった点を教えてください

一番感じているのは、業務を深く理解しようとしてくださる姿勢です。

建設業の製造・開発部門という、自分でも全容を把握しきれていない複雑な業務を、きちんと分からないところは「分からない」と言ってくださり、対話を重ねながら整理してくれる。その安心感は非常に大きかったです。

また、シンプルに作業をお任せできるのが助かっています。入力や実装など、自分でやろうとしたら膨大な時間がかかる作業も、リストベースでお願いすれば手早く形にしていただける。おかげで自分自身は他の業務に集中でき、まるで社内にもう一人メンバーが増えたような感覚でした。

他社にも相談していたのですが、そちらは商売感・圧が強く感じてしまい、TEMPさんと話したときの方が支援してくれているという感覚がありました。単なるNotionの構築支援にとどまらず、業務そのものを一緒に整理してくれるパートナーだと感じたことが、最終的な決め手になりました。

ー もし他の企業にTEMP社のサービスをオススメするとしたらどういった企業が良いでしょうか？

自社内で小回りを利かせながら運用しているものの、「整理したい」「効率化したい」と思いつつ、変数が多すぎてどこから手をつければいいか分からないという組織には特に向いていると思います。

Notionはいろんなことができるがゆえに、逆に「どこをゴールにすればいいんだろう」と手が止まってしまうことがあります。そこで、TEMPさんとやり取りしながら「この業務にはどういう情報が必要なんですか？」といった切り口で質問をもらえると、こちらも整理しながら答えるだけで、いい感じの提案が返ってくる。結果として、業務そのものの見直しも同時にできている感覚がありました。

また、そもそもリソースをそこに割けないという組織にもおすすめです。人手や時間に限りがある中で、信頼して任せられるパートナーがいれば、自分たちは本業に集中しながらNotion環境を整えていくことができます。

ー 最後に、今後の展望を教えてください

今後の展望としては、まず製造系の進捗管理システムのブラッシュアップを進めていきたいと考えています。箱はかなりできてきたので、運用を磨きながら、開発系の管理も含めて多岐にわたる業務をNotionに集約していきたいです。

また、現在は当社の中でプロダクトエンジニアリングセンターだけがNotionを使っている状態ですが、他部署向けの公開ページを整備することで、「製造の進捗どうなってる？」という問い合わせ対応の手間を減らしていきたいと思っています。ここを見れば分かる、という状態を作ることが目標です。

さらに、子会社の水機テクノスも全社的にNotionを使っているので、グループ間での情報連携も視野に入れています。別会社なので権限設計は慎重に進める必要がありますが、お互いの情報公開ページを整備して、問い合わせの負担を減らせる仕組みを作っていきたいと考えています。

担当からのコメント：株式会社TEMP 岡

今回のプロジェクトでは、水道機工様のNotion導入・運用支援を担当しました。

TeamsやExcel、フォルダ管理に分散していた情報をNotionに集約し、案件の進捗や状況を誰でも把握できる状態を目指して構築を行いました。

プロジェクトを通して印象的だったのは、「こうしたい」「ここが困っている」といった声を共有していただき、対話を重ねながら理想の形をすり合わせていけた点です。 業務内容が複雑な中でも、試行錯誤を繰り返しながら現場に合った形へと少しずつブラッシュアップしていくことができました。

今後も、運用の中で見えてくる課題を一つずつ整理しながら、より使いやすい仕組みになるようご支援させていただきたいと思います。