2024.08.26

Notionの導入でドキュメントとプロジェクトの一元管理が可能に

銚子インターネット株式会社

IT・サービスプロジェクト管理ドキュメント管理

銚子インターネット株式会社さまは、千葉県銚子市を拠点に、地域密着型の ICT サービスを提供する企業。多くの中小企業と同様に、情報管理やタスク管理において、複数のツールを併用することで生じる非効率性に課題を抱えていました。

業務マニュアルは Kintone に Word ファイルで散在し、個人のメモは OneNote に蓄積されるなど、必要な情報を探すのに時間がかかる状況。加えて、タスク管理の方法も人によって異なり、チーム全体の生産性向上が急務となっていました。

そこで TEMP の Notion 導入コンサルティングを活用。1 ヶ月間の伴走支援により、情報とタスクの一元管理を実現し、業務効率の大幅な改善を達成しました。

今回は、銚子インターネット株式会社才賀さまに、Notion 導入の背景や具体的な取り組み内容・成果、導入後の変化までを詳しく伺いました。

課題	・業務マニュアルが Kintone に Word ファイルでアップロードされ、検索しにくく情報が見つけにくい・OneNote に個別でメモを取っており、共有されていないため質問が多発・タスク管理の方法が定まっておらず、人によってツールやルールが異なる・上司が部下のタスクを把握できず、タスク漏れが発生
提供プラン	Notion導入コンサルティング / ライトプラン
成果	成果物・議事録テンプレート・管理システム・プロジェクト管理データベース・タスク管理システム・ナレッジ管理データベース効果・情報の一元管理により検索性が向上・チーム全体でのタスク進捗の可視化を実現・構築代行により通常業務に影響なく運用開始
お取り組み期間	2024年7~8月

ーそれではまず、お申し込みいただいたきっかけを教えていただけますか？

円谷さんの YouTube で勉強させてもらっていて、そこで企業サポートをしていることを知りました。依頼することで自身のスキルアップになるのと、業務で使用する Notion の環境を整えてもらえるということで申込みさせてもらいました。

会社では Kintone を導入しており、プロジェクト管理なども Kintone で行おうとしていました。ただ、業務マニュアルも、Kintone に Word ファイルでアップロードされていると検索がしにくく、情報が見つけにくい状態でした。

また、OneNote に個別でメモを取っており、共有されていないためその都度質問したり、その人が不在だと代わりに対応が出来ないという問題もありました。

タスク管理もやり方が会社で定まっておらず、人によって使用するツールもルールも違うという状態でした。そのため上司も部下のタスクが把握しきれなかったり、タスク漏れが起きたりしていたというのがあります。

プロジェクトやタスクが管理しやすくなりました。また、議事録やナレッジも含めて Notion で一元管理できるようになったことから、必要な情報にアクセスしやすくなりました。

タスクとナレッジ(マニュアル)を紐づけておくことができるようになったので、業務がスムーズに行えるようになりました。

円谷さんのテンプレートでも十分に良いものでしたが、当社に合ったものを作成していただいたことで、さらに使いやすくなりました。

こちらの希望を一つ一つ丁寧に聞いていただけて、希望のものが仕上がった点が良かったです。

今回は構築代行をメインにやっていただきましたが、タスクの管理方法などについても相談に乗っていただいたりとても親身に対応してくれて助かりました。

Notion を使ってみたいけど自分で構築するのは難しいという方や、自分で作成できるけど、環境構築にかける時間がないという企業さまにおすすめです。

環境構築までサポートしてもらえるため、通常業務に追われて時間が取れないという方でも、少ない作業負担で運用が始められるのが良いと思います。

また、こちらの課題や希望をきちんと聞いた上で他社事例を踏まえた意見やアイデアを出していただけるので、Notion の知識だけでなく、タスク管理の方法などいろいろな面で勉強になりました。この辺りの社内ルールを整備したい企業さまにもおすすめできると思います。