タスクと予定をつなげて業務を一体管理。Notionで「抜け漏れ」を防ぐ運用へ【BIZARQ社会保険労務士法人さま】

BIZARQ社会保険労務士法人さま は、タスクが細かく発生する業務特性の中で管理ツールが現場に浸透せず、タスクと予定も分断している状態に課題を感じていました。

TEMPのNotion導入コンサルティング を通じて、タスクをカレンダー運用に落とし込み、今日・今週の予定と業務が自然につながる基盤を整備。情報の集約と検索性も高めながら、日々の業務が回りやすくなる手応えを得ています。

今回は、代表八木さま・本プロジェクト担当宮崎さまに、Notion導入の背景や具体的な成果について伺いました。

ー TEMP社の支援にお申し込みいただいたきっかけを教えてください

Notionを業務に取り入れたいという思いは以前からあり、情報収集の一環として動画や記事を見ていました。 その中でTEMP社の発信に触れ、「ツールの説明だけでなく、業務全体を見ながら一緒に設計してくれそうだ」と感じたのが最初の印象です。

実際に問い合わせをしてみると、こちらの業務背景や課題を丁寧に聞いたうえで話を進めていただけたことが印象的でした。 単にNotionを導入するのではなく、「どう使えば業務が楽になるのか」「今後どう広げていけるのか」まで含めて相談できそうだと感じ、支援をお願いすることを決めました。

ーNotion導入前の課題感について教えてください

導入前に感じていた一番の課題は、タスク管理がツールとして機能していない状態になっていたことです。

具体的には、kintoneも導入して一定の投資をしたものの、UIや操作感が現場に合わず、結果としてみんなが触らない状態になっていました。社労士業務は手続き単位でタスクが細かく発生するため、本来は案件ごとに記録（レコード）を立てて追える仕組みが必要です。しかし運用のハードルが高いと、整えた機能があっても使われず、タスクの可視化や共有が進まないという問題が残ってしまいます。

また、タスクと予定が分断されていたことも大きかったです。タスクはタスク管理ツール、予定はGoogleカレンダーという形で別々に存在していたため、「今日やるべきこと」と「今週の予定」がつながらず、業務の全体像が掴みにくい状態になっていました。

その結果として、情報の探しづらさや、業務がツール上で完結しない感覚が残り、「もっと感覚的に操作できて、タスクと予定を一体で回せる仕組みが必要だ」という課題感が明確になっていきました。

ーNotion運用を開始してみていかがですか？

Notionの運用を開始してみて感じているのは、タスクと予定がつながり始めたことで、日々の業務が回しやすくなったという点です。

これまでは、タスクはタスク管理ツール、予定はGoogleカレンダーと分かれていたので、結局頭の中でつなぎ直す作業が発生していました。でも今は、タスクをカレンダーとして見て、今日やること・今週やることが予定と紐づいた状態で把握できるようになってきていて、そこが一番の変化だと感じています。

また、業務に関する情報も少しずつNotionに集約できてきていて、検索して辿り着きやすい土台ができつつあります。まだ運用を固めていく途中ではありますが、蓄積が増えていけばいくほど、さらに使いやすくなっていく感覚があります。

ー TEMP社のサポートで良かった点を教えてください

一番ありがたかったのは、理解しようとしていただける姿勢です。こちらの話を前のめりに聞いていただいたり、業務の背景まで理解しようとしてくれる姿勢がすごく感じられました。そのおかげで、安心して相談できる関係性が築けたと思っています。

毎回の打ち合わせも楽しく進められましたし、やりたいことが実現できていく実感がありました。当初想定していた状態を超えて、理想の状態を一緒に作り上げていただけたのが非常に助かりました。

結果的に、「これなら回る」という感覚が持てるようになっていますので、本当にありがたいなという気持ちでいっぱいです。好感を持てるサポートをしていただけたことが、Notion導入を成功させる大きな要因になったと感じています。

ー もし他の企業にTEMP社のサービスをオススメするとしたらどういった企業が良いでしょうか？

おすすめするとしたら、やりたいことはあるのに、社内の手が回らず運用が整いきらない企業が一番フィットすると思います。特に、複数の案件が同時に進んでいて情報共有が複雑になりやすい会社や、会議・打ち合わせが多くて議事録や決定事項が埋もれがちな組織ほど、TEMP社のサポート価値を実感しやすいはずです。

また、業務が属人化していて「その人しか分からない」が起きている企業にも向いています。Notionを使って情報を一元化し、業務の型を作れるようになると、引き継ぎや品質の安定につながります。デジタル化に踏み出したいものの、大規模なシステム導入は負担が大きいと感じている企業にとっても、まずは“見える化”から始められる点で相性が良いと思います。

一方で、細部まで自分たちで作り込みたいこだわりが強すぎる企業は、内製の方が早い場面もあります。適度に目的意識がありつつ、「どう仕組みに落とし込むか」を一緒に考えて進めたい企業にこそ、おすすめしたいサービスです。

ー 最後に、今後の展望を教えてください

今後は、Notionで整えた業務基盤をさらに“使える状態”に育てながら、AI活用も含めて運用の精度を上げていきたいと考えています。

具体的には、タスクや予定、社内のやり取りといった情報をより一元化して、「探す・確認する・引き継ぐ」にかかる負担を減らしていく方針です。その上で、現場のメンバーが迷わず動けるように、運用ルールや型をもう少し整備して、属人化しない形にしていきたいと思っています。

また、いま整ってきた状態を土台にして、今後はAIもより積極的に取り入れながら、情報整理や意思決定のスピードを上げ、少人数でも成果を出せる体制を強化していきたいです。

担当からのコメント：株式会社TEMP 岡

今回のプロジェクトでは、Notion導入・運用支援を担当しました。 業務全体の可視化を進める中で、特にタスク管理を中心とした業務基盤の整備に取り組んでいます。

社労士事務所ならではの手続き業務については、業務依頼が集まる「受付」から、担当者が自らタスクとして引き受ける流れをNotion上で整理し、日々の予定とタスクをNotionカレンダーで同時に確認できる環境を構築しました。

プロジェクトを通して印象的だったのは、「こういうことができたらいい」というアイデアを積極的に共有していただき、多くの対話を重ねながら理想の形をすり合わせていけた点です。

今後は、Notionに一元化された業務情報を活用し、AIの回答精度や活用シーンを段階的に高めていくことで、日々の業務をよりスムーズに行える仕組みづくりを進めてまいります。