紙と口頭の情報共有を一新。Notionで実現した院内情報基盤【ベスタこどもとアレルギーのクリニックさま】

ベスタこどもとアレルギーのクリニックさま は、2023年11月に開院した小児科・アレルギー科のクリニックです。スタッフ数は20名を超え、マニュアルや連絡事項が紙・口頭で点在する状況に課題を感じていました。TEMP社の支援のもとNotionを導入し、全スタッフが同じ情報にアクセスできる体制が整いました。今回は、院長の濱野さまと事務スタッフの春木さまにお話を伺いました。

ー TEMP社の支援にお申し込みいただいたきっかけを教えてください

最初にNotionを知ったのは、SNSやYouTubeがきっかけでした。情報共有の仕組みとしていろいろなことができるツールだと知って、クリニックにも導入できないかと考え始めました。LINE WORKSやSlack、Google Driveなども検討しましたが、チャット型は情報が流れやすく、ファイルストレージ型は権限管理が煩雑で、決め手に欠けていました。

YouTubeで活用法を調べるうちに円谷さんの動画を見つけて、知りたかった内容がそのまま詰まっていると感じました。個人のタスク管理で試してみると使い勝手がよく、院内でも活用できそうだという手応えがありました。

複数の導入支援会社を比較検討したうえで、TEMP社の支援が最も合うと判断して、問い合わせました。

ーNotion導入前の課題感について教えてください

クリニックには紙の文化が根強くあります。医師は常勤4名・非常勤2名、看護師約10名、事務スタッフ約7名と、職種の異なるメンバーが多いなかで、申し送りや連絡事項はノートに手書きして、共有も口頭が基本でした。マニュアルや業務手順も院内のあちこちに点在しており、整理しなければという思いをずっと抱えていました。

紙のノートでは、誰がいつ確認したかがわかりませんでした。伝え忘れや見落としがあっても気づけない状態で、タスクもアナログで管理していたため、増え続ける業務への対応に限界を感じる場面もありました。

一度、開業医の先輩から勧められてLark（ビジネスチャットツール）を導入したこともありました。ただ、外部の支援なしで自力で始めたため、クリニックの業務に合わせるには想像以上のカスタマイズが必要でした。開院直後でやるべきことに追われるなか、使い方を整える時間が取れないまま、自然と使われなくなりました。

ーNotion運用を開始してみていかがですか？

Notionの導入で最も大きかった変化は、マニュアルの一元化です。散在していた業務手順が一箇所に集まって、看護師・検査員・事務など20名を超えるスタッフがお互いの業務を把握できるようになりました。

伝言板では院内の申し送りや制度改定の通達を管理していて、既読状況もNotionで把握できるようになりました。制度変更など重要な通達ほど、確認していないスタッフがひと目でわかるのは助かっています。情報は自分から見に行くもの、という感覚がスタッフに自然と根づいています。

いまでは、全員がNotionで同じ情報をリアルタイムに参照できる体制が整っています。記録としても残るため、過去の経緯をいつでもたどれるのも安心です。

ー TEMP社のサポートでよかった点を教えてください

担当の島田さんは、こちらがうまく言葉にできない要望でも丁寧に聞き取って噛み砕いたうえで、いつも2〜3パターンの提案を出してくれました。打ち合わせを重ねるたびに、やりたいことが着実に形になっていく手応えを感じていました。

スタッフ全員が使いこなせるかという不安も最初は大きかったのですが、一人ひとりに声をかけながら丁寧にフォローしてくれて、自然と解消されていきました。無理な要望にも一生懸命向き合ってくれる姿勢が伝わって、本当にありがたかったです。

オンラインだけどオンラインじゃないような親しみがありました。人柄と提案力の両面で、TEMP社に支えていただきました。

ー もし他の企業にTEMP社のサービスをオススメするとしたらどういった企業が良いでしょうか？

同業種（クリニック業界）で特にNotionがフィットするなと感じるのは、医師が2〜3人体制で運営しているような中規模のクリニックです。最近はこうした規模感での開業が増えていますが、スタッフが増えるほど情報共有の仕組みは欠かせなくなります。

たとえば、従来型の5人規模のクリニックであれば全員が顔を合わせて把握できますが、20名を超えるとそうはいきません。かといって大学病院向けの大規模システムではコストが見合いません。NotionとTEMP社の伴走支援であれば、その規模感にちょうどよく、費用対効果も優れていると感じています。

40代前後の開業医世代は、インターネットにも親しみのある方が多いです。Notionをはじめとする情報共有ツールへの需要は今後さらに広がっていくのではないでしょうか。

ー 最後に、今後の展望を教えてください

分院の展開やデイケアなど、診療にとどまらない事業の拡大を見据えています。地域のかかりつけ医として小児医療を担って、大学病院など高度医療機関の負担を軽減していきたいと思っています。そのためにも、Notionで整えた情報共有の基盤はますます重要になっていくはずです。

待ち時間の短縮にも取り組んでおり、無人受付機の導入や予約枠のコントロールなど、デジタル化による改善を進めているところです。

Notionの活用もさらに深めていきたいと考えています。TEMP社に構築してもらった、アイデアからプロジェクトへ移行するフローを、もっとうまく使いこなしていくのが次の目標です。Notionに格納したい情報はまだたくさんあるので、それらをどうつなげていくかも含めて、少しずつ形にしていきたいと思っています。

担当からのコメント：株式会社TEMP 島田

「オンラインだけどオンラインじゃないような親しみがあった」——濱野さま・春木さまにそう言っていただいたことが、このプロジェクトで一番うれしかった言葉です。

クリニックという場所柄、「こんな感じにできたら…」と形がはっきりしないご要望も多くありましたが、対話を重ねながら少しずつ輪郭を描いていくプロセスが、このプロジェクトの核心だったと思っています。

別ツールを一度試みたものの定着しなかった経緯もお聞きしていたので、ツールを押しつけるのではなく「スタッフの方が自然と開きたくなるページ」を意識して設計しました。中でも既読管理の仕組みは、「誰が確認していないかが一目でわかる」という点で、スタッフの方の当事者意識の変化に直結し、導入後の手応えを実感できた機能の一つです。

今後は分院展開やデイケアなど、事業の広がりも見据えていらっしゃる中で、Notionで整えた情報共有の基盤がさらに活きてくる場面が増えると感じています。LINE WORKSとの連携など、次のステップにも、引き続き寄り添っていければ幸いです。