フィットネス業界におけるNotion導入で顧客管理を効率化【株式会社KAIさま】

株式会社KAIさまは、フィットネス領域で顧客管理やスタッフ教育を手掛ける企業。従来の専門ツールでは運用コストが高く、柔軟なカスタマイズができないという課題を抱えていました。

TEMPのNotion導入コンサルティングを活用し、業務に即した顧客カルテ管理やマニュアル、トレーニングメニューの仕組みを構築。短期間での基盤整備とスタッフ教育を実現しました。

今回は、株式会社KAI 小林さまに、Notion導入の背景や具体的な成果について伺いました。

ー TEMP社の支援にお申し込みいただいたきっかけを教えてください

まずNotionを導入することを決めたきっかけは、それまで使っていた業務システム（クライムファクトリー）がサービス終了になったことです。先方からはデータの一括提供まではありましたが、こちらの要件でのスムーズな移行は難しい状況で、「この機会に運用を見直して内製で回せる基盤を作ろう」と考えました。

比較の観点では、従来型の専用ツールは初期費用が30〜50万円、月額も数万円とかかるケースが多い。一方でNotionはランニングコストが小さく、2〜3ヶ月でペイできる手応えがあると感じました。加えて、ルールやマニュアルの更新が多い業態なので、外注せず自分たちでスピーディに更新できる点も大きな決め手でした。

導入のタイミングは、前サービスの終了が見えた段階から検討を始め、先週〜今週にかけてスタッフ展開と運用開始まで進めました。立ち上げ期は操作ミスのリスクもあるので、まずは"壊さない80点運用"を目指し、推進役を中心に慣れていく方針です。オンライン中心の支援でも立ち上げに支障はなく、今のところ費用対効果と柔軟性の両面でNotionが最適だと感じています。

いくつかの候補を調べる中で、YouTubeでTEMP社さんの動画を見つけたんです。実際の操作解説や導入事例の説明がすごく分かりやすくて、「これなら現場スタッフにも落とし込みやすそうだな」と感じました。そこからお問い合わせをして、打ち合わせを経てお願いすることになりました。

当時は、他のツール（業務支援系のSaaSなど）も検討したのですが、初期費用や月額コストの高さがネックでした。その点、TEMP社のNotion導入支援はコスパがよく、"自分たちで育てていける仕組み"を一緒に作れるという点が決め手になりました。

導入から運用まで一貫してサポートいただける安心感もあり、動画で見た印象通り、実際に担当の岡さんも丁寧で話しやすかったです。今振り返っても、TEMP社にお願いして良かったなと思っています。

ー Notion導入前の課題感について教えてください

導入前は、情報がバラバラに存在していて、ルール・マニュアル・お客様情報などの管理が分散していることが一番の課題でした。以前使っていた業務システムは、機能が固定化されていて柔軟性がなく、日々変わる現場の運用に合わせて自分たちで調整することが難しかったんです。

また、スタッフ全員が使う前提のシステムであるにも関わらず、データの共有や更新に手間がかかるのも悩みでした。新しいルールを作っても、誰がどこまで見ているのか分からず、情報の浸透にも時間がかかっていました。

そうした中でNotionを知り、「自分たちで運用を変えていける仕組みが作れるのでは」と感じました。ただ一方で、自由度が高い分、設計を誤ると使いづらくなったり、スタッフが操作ミスを起こしてしまうリスクもありました。そこで、「土台をしっかり整えてもらえる専門家の支援が必要だ」と感じ、TEMP社さんにご相談しました。

TEMPさんの支援では、まず運用の基礎設計とデータ構造の整理を行ってもらい、その上で「壊さない80点運用」を目指してスタッフ教育を進めています。今では、日々のルール更新や共有もNotion上でスムーズに行えるようになり、現場の"情報の一元管理"と"自走できる運用体制"が形になりつつあります。

ー Notion運用を開始してみていかがですか？

運用を始めてまだ間もないですが、想定していた課題の多くは着実に解消に向かっていると感じています。これまでバラバラに管理していた情報をNotionに集約できたことで、スタッフ間の共有や確認のスピードが大幅に上がりました。

特に、お客様カルテや業務ルールの更新がリアルタイムで反映されるようになったのは大きな変化です。以前は「どの情報が最新版なのか分からない」という状態がありましたが、今はNotionを開けば最新情報がすぐに確認できる。スタッフからも「見やすくなった」「自分でも修正しやすい」といった声が上がっています。

もちろん、まだ操作ミスのリスクやスタッフの慣れといった課題はあります。ドラッグ操作1つで配置が変わるなど、柔軟さゆえの扱いにくさもある。ただ、それも「慣れ」の問題で、少しずつみんなのレベルが上がってきています。今はまさに、"壊さない80点運用"を目標に段階的に進めているところです。

TEMP社さんには、設計段階から運用サポートまで一貫して支援していただき、何かあってもすぐ相談できる安心感があります。LINEで気軽に質問できるのもありがたいですね。サポートを受けながら少しずつ自走できるようになってきており、「現場が自分たちで育てていくNotion運用」が実現しつつあると感じています。

ー TEMP社のサポートで良かった点を教えてください

まず一番に感じたのは、対応がとても丁寧で親身だったという点です。質問や相談に対していつも迅速に答えてくれて、「聞きづらいことがない」安心感がありました。特に岡さんの説明は分かりやすく、操作方法や考え方の部分まできちんと教えてくれるので、Notion初心者の私でもスムーズに理解できました。

また、ルールに縛られすぎず柔軟に対応してくれたのもありがたかったです。当初はミーティング回数の上限などを気にしていましたが、実際には「お客様の課題解決を優先します」というスタンスで対応してくださり、回数に関係なく必要なサポートを行ってもらえました。

こうした姿勢のおかげで、安心して相談でき、導入初期の不安を解消できたと思います。

さらに、オンライン完結でも不便がなかったことも意外でした。最初は「対面の方がいいかな」と思っていましたが、打ち合わせや画面共有で十分に理解でき、距離を感じることもありませんでした。福岡にいらっしゃるとは最後まで気づかなかったほどです（笑）。

そして何より、TEMP社さんは「仕組みを作って終わり」ではなく、運用に寄り添って伴走してくれるところが心強いです。LINEでのやり取りも気軽で、「ちょっと聞きたい」をその場で解決できる。このスピード感が現場運用にはとても合っていると思います。

結果として、ただのツール導入ではなく、"自分たちで運用できる力を育てる支援"をしてもらえたことが一番大きな価値でした。

ー もし他の企業にTEMP社のサービスをオススメするとしたらどういった企業が良いでしょうか？

まず前提として、今回のようなフィットネス業界でNotionを導入している例はまだほとんどありません。だからこそ、同業の方々にもすごく可能性を感じています。

特にTEMP社さんの支援は、「仕組みを作って終わり」ではなく、現場に合わせて一緒に考えてくれるスタイルなので、自社の業務をきちんと理解し、前向きに変えていきたい企業にはとても合うと思います。

もう一つのポイントは、"Notion大臣"のような推進役を社内に立てられるかどうか。これは業種を問わず重要だと思っています。どんなに良い仕組みを作っても、現場で使いこなす人がいないと浸透しない。だから、「現場理解があり、主体的に運用できる担当者がいる会社」にはすごくおすすめです。

一方で、「とりあえず誰かに丸投げしたい」というタイプの企業にはあまり向かないかもしれません。Notionは自由度が高い分、運用側にもある程度の関心や学習意欲が求められます。

逆に言えば、"一緒に育てていく"姿勢があるチームなら、どんな業種でも成果を出せると思います。

特に、顧客情報の共有や業務マニュアルの更新が頻繁に発生する業界には非常に相性が良い。柔軟に変化できるNotionの特性を活かせるし、TEMP社さんのように構造づくりから運用サポートまで寄り添ってくれる会社が入ると、現場はかなり楽になると思います。

ー 最後に、今後の展望を教えてください

今後は、今回TEMP社さんに作っていただいたベースを活かして、自社でのブラッシュアップとスタッフ教育を進めていきたいと考えています。まずは、全員が安心して操作できるように「壊さない80点運用」を定着させ、その上で現場ごとにカスタマイズできる仕組みを整えていくのが次のステップです。

特に、これからはスタッフ自身が必要なページやデータを更新・管理できる体制をつくっていきたい。岡さんにも教えてもらったやり方をベースに、現場から改善提案が出てくるような「育つNotion運用」にしていけたら理想です。

また、Notion自体の自由度が高い分、半年ほどはサポートを受けながら進めていくのが理想だと思っています。最初の1ヶ月は集中的なトレーニング期間として学びを深め、残りの期間で実践と定着を図るイメージです。その後は、TEMP社さんの支援を卒業しても、自走できる状態を目指したいと考えています。

将来的には、今回の仕組みを他の店舗や同業の方々にも展開できたらと思っています。実際、導入を見た知り合いのトレーナーから「うちでも使いたい」という声も出ており、フィットネス業界全体の業務効率化に貢献できるモデルになれば嬉しいですね。

担当からのコメント：株式会社TEMP 岡

今回のプロジェクトでは、株式会社KAI様のNotion導入支援を行いました。 これまで利用されていた業務システムのサービス終了に伴い、お客様カルテやエクササイズ一覧の一元管理を目的としてNotionを構築しました。 小林さまには終始前向きにご協力いただき、 Notionの特性を理解しながら共に整理を進めることで、スムーズな導入が実現しました。 導入後は、スタッフ間での情報共有やカルテ更新のスピードが向上し、 「Notionを開けば最新情報がわかる」状態が実現していることを嬉しく感じております。 今後も、現場での活用状況や運用改善のご相談を通じて、 より使いやすく、チームの力を引き出すNotion環境づくりをサポートしてまいります。

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