文字通訳業務の情報共有をNotionで効率化【株式会社カプセルアシストさま】

株式会社カプセルアシストさまは、音で情報を得ることに困難さのある方向けに文字通訳サービスを提供する企業。全国各地に在籍する合計18名のスタッフが連携して案件を進行する中で、情報共有やタスク管理の分散が課題となっていました。

TEMPのNotion導入コンサルティングを活用し、案件管理・機材管理・スタッフ別マイページを一元化した業務データベースを構築。 全国に散らばるメンバーが同じ情報をリアルタイムで確認できる仕組みを整え、業務効率とチーム連携の質を大きく向上させました。

今回は、株式会社カプセルアシスト 代表の茂木さまに、Notion導入の背景や具体的な成果について伺いました。

ー TEMP社の支援にお申し込みいただいたきっかけを教えてください

Notionを最初に知ったのは、たしか2022年の初め頃だったと思います。 YouTubeとかSNSで「すごく便利そうなツールがある」と見かけて、もともと新しいITツールは試してみるタイプなので、とりあえず触ってみたのがきっかけでした。

最初はほんとにメモ帳みたいな使い方で、ちょっとしたメモを残すくらい。でもデータベース機能をいじってみたときに、「これ、仕事にも使えるんじゃないか？」って思ったんです。

当時はすでに会社を立ち上げていて、業務のメモとか情報整理に使えるツールを探していました。ただ、Asanaとか他のツールは機能が多くて使いこなせなかったり、議事録をまとめるだけなのに有料プランじゃないとできなかったりして、少し使いづらくて。

その点、Notionはメモもタスクもスケジュールも、全部一つのページで整理できるのがすごくよかったです。自由度も高くて、使っていて気持ちいいツールだなと。

Notion自体はだいぶ前から使っていたんですけど、最初のうちは正直「契約したけど放置」状態でした。 導入してみたものの、どう活用すればいいのか分からなくて、気づいたら全然触らなくなっていたんです。

そのうち、SNSでいろんな人が「Notionでこんなことできるよ」って発信するようになって、「え、そんな使い方できるの？」って改めて興味がわいて。そこからもう一度ちゃんと使ってみようと思って情報を探していたときに、YouTubeで円谷さん（TEMP）の動画を見つけたのがきっかけでした。

話し方とか雰囲気がすごく柔らかくて、「この人なら相談しやすそうだな」って思いましたね。 プロフィールを見たら、なんと大学の後輩だったことも分かって（笑）、それもあって親近感がありました。

最初は「自分でもやればできるかも」と思っていたんですけど、いざ構築しようとすると細かい設計や自動化の部分で手が止まってしまって。 「だったらプロにお願いして、スムーズに仕組みを作ったほうが早いな」と思って、思い切って相談させていただきました。

結果的に、お願いして本当によかったです。自分で試行錯誤するよりもずっと短い時間で、納得のいく形をつくってもらえました。

ー Notion導入前の課題感について教えてください

導入前は、いろんなツールを使い分けていて、正直ちょっとカオスでした。 タスク管理はAsana、議事録はGoogleドキュメント、ちょっとしたメモは別のツール…みたいに、情報があちこちに散らばってしまっていて。 どこに何を書いたか探すのも一苦労でしたね。

Asana自体もタスク管理には便利なんですけど、打ち合わせの議事録とか、メモを気軽に残したりするのがちょっと窮屈で。 それに、機能を増やそうとすると追加課金が必要で、「この機能を使いたいだけなのに…」という場面が多かったんです。

もう少し自由に、しかもひとつの場所で情報を整理できるツールが欲しいなと思っていたときに、「あ、そういえばNotionがあるじゃん」と思い出して。

ただ、自分でいろいろ試してみたものの、思い描いていたような仕組みを作るのはなかなか難しくて、「きっと自分のやり方が良くないんだろうな」と感じていました。

そんなときにTEMPさんの発信を見つけて、「自分がやりたかったことを、まさに形にしてくれそうだ」と思って相談しました。 Notionを“ちゃんと使える状態”に整えてもらうことで、タスクも議事録も、スタッフとの共有も、全部ひとつの場所で完結するようになりました。

「バラバラだった情報を一元管理したい」 「ツールごとのムダをなくして、チームが同じ方向を見られるようにしたい」 ──それが、Notion導入で一番解決したかったことです。

ー Notion運用を開始してみていかがですか？

本格的にNotionの運用を始めてからは、正直、仕事の流れがかなり変わりました。 それまでは「自分でやらないと進まない」と思っていた部分が多かったんですけど、仕組みが整ったことで、チーム全体で動けるようになった感覚があります。

プロジェクトの管理も、機材の管理も、全部Notion上で完結するようになりました。 以前はスプレッドシートやSlackのメッセージを遡って確認していたような情報も、いまではNotionのデータベースを見ればすぐに分かります。 「誰がどの案件を担当しているか」「進捗はどこまでいっているか」も一目で把握できるので、無駄な確認や共有の手間がぐっと減りました。

特に良かったのは、「マイページ」を導入してもらったことです。 それぞれのスタッフに担当案件やタスクが自動で紐づくようになっていて、自分の仕事がどれくらいあるかを見える化できるようになりました。 18人ほどのチームで年間70件近い案件を回しているんですが、全員が同じデータベースを見ながら動けるのは本当に助かっています。

あと、月末の振り返りミーティングもすごくやりやすくなりました。 以前は「今月どんな案件があったっけ？」というところからスタートしていたのが、今はすべての情報がNotionに集約されているので、そのデータをもとに「良かった点・改善点」をすぐ共有できます。

情報を“探す”時間が減って、“考える”時間が増えた。 それが、Notion導入後に一番実感している変化です。

ー TEMP社のサポートで良かった点を教えてください

一番良かったのは、「こういうことがしたい」とふわっと伝えたことを、ちゃんと形にして提案してくれたところですね。 自分の中ではまだイメージがぼんやりしている段階でも、「じゃあ、こういう形にしてみましょう」と具体的な案を出してもらえるので、打ち合わせのたびにどんどん方向性が明確になっていきました。

こちら側も多少Notionや自動化ツール（ZapierやGASなど）を触っていたので、下手に知識がある分、逆に変な方向に行きそうになることもあって（笑）。

でもTEMPさんは、そのあたりもきちんと汲み取ってくれて、「それならこうしたほうがシンプルに動きますよ」と、専門的な視点から軌道修正してくれるのが本当にありがたかったです。

あとは、テンポ感もすごく良かったです。 こちらが「こんな感じでできませんか？」と相談すると、すぐに試作を見せてくれて、「これです！」と即決できることが多かった。 いわゆる“相談しやすさ”と“実装スピード”のバランスがちょうど良かったですね。

結果的に、Notionの構築だけじゃなく、GASや自動化の部分まで含めてトータルで支援してもらえたので、「やりたいけど自分ではなかなか進まない部分」をすべてカバーしてもらえた感覚があります。

「自分の頭の中の“こうなったらいいな”を、現実的な形にしてくれた」 ──それが、TEMPさんにお願いして一番良かったことです。

ー もし他の企業にTEMP社のサービスをオススメするとしたらどういった企業が良いでしょうか？

TEMPさんは、「やりたいことのイメージはあるけど、どう形にすればいいか分からない」という企業さんに特に合うと思います。 自分もまさにそうだったんですが、「これを自動化したい」「情報をまとめたい」みたいなざっくりした構想はあっても、実際に仕組みに落とし込むのは難しいんですよね。そういう“ふわっとした状態”からでも、一緒に形にしてくれるのがTEMPさんのすごいところだと思います。

逆に、「ツールの導入が目的」みたいな企業さんだと、少し合わないかもしれません。 「Notionって良さそうだから、とりあえず入れてみよう」みたいな温度感だと、せっかくの支援も活かしきれないと思います。

あとは、社内の承認フローが多い大企業よりも、中小規模でスピード感を持って動けるチームのほうが向いている気がします。 NotionってPDCAをどんどん回して改善していけるツールなので、意思決定が早くて、現場の柔軟さがある組織にはぴったりです。

たとえば、自分のようにIT担当を専任で置くほどの規模ではないけれど、「誰か信頼できる外部パートナーにサポートしてもらいながら、社内の仕組みを整えたい」そんな企業さんにとっては、TEMPさんのサポートはすごく心強いと思います。

ー 最後に、今後の展望を教えてください

今後は、今ある仕組みをさらに使いやすく整えていきたいなと思っています。 いま、スタッフごとに「マイページ」を共有しているんですけど、その中にあるデータベースを会社全体のページに統合して、部署や担当単位でも見やすいようにしたいなと。

最近はNotionの機能もどんどん進化していて、共有の仕組みがより柔軟になってきたので、「ここは個人」「ここは全体」といった使い分けをうまく整理していきたいですね。

あとは、社内のマニュアル整備にも力を入れたいです。 「この業務はこうやって進める」というルールをすべてNotion上で体系化して、新しく入るスタッフが見れば自然と仕事を覚えられるような環境をつくりたい。いまはそのためのベースができていて、あとは仕上げるだけ、という段階です。

正直、やる気スイッチが入ると一気に進むタイプなんですが（笑）、こうして仕組みが整ってきたことで、「やりたいことをちゃんと形にできる環境」ができてきたなと感じています。 これからもNotionを軸に、チームがもっと自走できる体制を作っていきたいです。

担当からのコメント：株式会社TEMP 田中

今回のプロジェクトでは、株式会社カプセルアシストさまのNotion導入・運用支援を行いました。

独自性の高い事業を展開される中で、全国各地にいるメンバーが連携しながら案件を進めるための「情報共有基盤」を整備したい、という明確な目的のもとでご相談をいただきました。

お問い合わせ段階で、茂木さまご自身もNotionや自動化ツール（Zapier / GASなど）を利用されていたということもあり、「こういうことができたら」というアイデアを常に具体的に共有してくださいました。そのおかげで、設計段階から実運用までスムーズに連携しながら、実際の現場に即した仕組みを構築することができました。

全国に散らばるチームが、同じ情報をリアルタイムに見ながら動けるようになったことで、案件管理だけでなく月次の振り返りやナレッジ共有まで自然に回り始めているのを嬉しく感じています。 今後も、業務のさらなる効率化とチーム全体の情報活用を支えるNotion環境づくりを、継続的にサポートしてまいります。

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